WHISTLEBLOWING

 

 

Regolamento per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite

 

 

 

1.         PREMESSA  2

2.         CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNO   2

3.         OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE  2

4.         DEFINIZIONE E CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE  3

5.         GARANZIE PER IL SEGNALANTE  4

6.         ISTRUTTORIA DELLA SEGNALAZIONE  5

7.         SEGNALAZIONI ESTERNE  7

 

 

 

 

1. PREMESSA

Con il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 15 marzo 2023, è stata recepita nell’ordinamento italiano la direttiva UE 2019/1937 riguardante "la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (cd. disciplina whistleblowing).

L’obiettivo della direttiva europea è stabilire norme minime comuni per garantire un elevato livello di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, creando canali di comunicazione sicuri, sia all’interno di un’organizzazione, sia all’esterno.

Si tratta di una disciplina che persegue, come fine ultimo, il contrasto e la prevenzione dei fenomeni illeciti nelle organizzazioni pubbliche e private, incentivando l’emersione di condotte pregiudizievoli - di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del suo contesto lavorativo - in danno dell’ente di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

2. CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNO

In applicazione della Direttiva (UE) 2019/1937 e del decreto attuativo D.Lgs 24/2023, il Gruppo C.S.A. S.p.A., sentite le Rappresentanze sindacali, ha istituito un canale di segnalazione interno, in modo da garantire, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La gestione del canale di segnalazione è affidata alla Responsabile Qualità di Sistema (ora anche Responsabile del Canale di Segnalazione Interna), specificamente formata per la gestione del canale di segnalazione. Le segnalazioni devono essere effettuate utilizzando l’apposita piattaforma di Segnalazione illeciti Legality Whistleblowing raggiungibile all’indirizzo: https://csaricerche.segnalazioni.net/.

 

Qualora la segnalazione interna sia presentata con una modalità diversa da quella individuata o ad un soggetto diverso da quello autorizzato deve essere trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, alla Responsabile del Canale di Segnalazione Interna attraverso la sopra menzionata piattaforma di Segnalazione illeciti, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

 

Nel caso invece di eventuale ipotesi di conflitto di interessi, ovvero nei casi in cui la Responsabile del Canale di Segnalazione Interna coincida con il segnalante, con il segnalato o sia comunque una persona coinvolta o interessata dalla segnalazione, la segnalazione può essere indirizzata al Rappresentante Legale, anche tramite la casella di posta segnalazioni.odv@csaricerche.com, sempre nel rispetto dell’obbligo di riservatezza previsto dalla disciplina.

3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

La nuova disciplina si applica alle violazioni delle disposizioni normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui i soggetti segnalanti siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

 

Possono essere segnalate:

 

• Violazioni delle disposizioni normative nazionali

In tale categoria rientrano gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi rispetto a quelli specificamente individuati come violazioni del diritto dell’Unione Europea, come sotto definite.

In secondo luogo, nell’ambito delle violazioni in esame, rientrano:

 

• i reati presupposto per l’applicazione del D.Lgs 231/2001

Si tratta dei seguenti reati: Indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell'Unione europea per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture; Delitti informatici e trattamento illecito di dati; Delitti di criminalità organizzata; Peculato, concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità, corruzione e abuso d'ufficio; Falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento; Delitti contro l'industria e il commercio; Reati societari; Delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell'ordine democratico; Pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili; Delitti contro la personalità individuale; Abusi di mercato; Omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro; Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita; Delitti in materia di violazione del diritto d'autore; Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all'autorità giudiziaria; Reati ambientali; Impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare; Razzismo e xenofobia; Frode in competizioni sportive, esercizio abusivo di gioco o di scommessa e giochi d'azzardo esercitati a mezzo di apparecchi vietati; Reati tributari; Contrabbando; Delitti contro il patrimonio culturale; Riciclaggio di beni culturali e devastazione e saccheggio di beni culturali e paesaggistici; Delitti tentati.

 

• le violazioni del modello di organizzazione e gestione previsti nel D.Lgs 231/2001, anch’esse non riconducibili alle violazioni del diritto dell’Unione Europea come sotto definite.

 

• Violazioni del diritto dell’Unione Europea

Si tratta di:

• illeciti commessi in violazione della normativa dell’Unione Europea indicata nell’Allegato 1 al D.Lgs 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione.

Si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

 

NON RIENTRANO NEL CAMPO DI APPLICABILITÀ DEL D.LGS 24/2023 LE SEGNALAZIONI LEGATE A UN INTERESSE PERSONALE DEL SEGNALANTE, che attengono ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (es. vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali tra colleghi, segnalazioni su trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di una lesione dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente privato o dell’amministrazione pubblica).

Per questi casi è possibile utilizzare il canale di segnalazione ordinario, tramite casella di posta segnalazioni.odv@csaricerche.com

4. DEFINIZIONE E CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

Le segnalazioni sono definite come le informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove).

 

La persona segnalante deve essere venuta a conoscenza delle condotte illecite in ragione del rapporto di lavoro e al momento della segnalazione deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere.

 

La segnalazione di condotte illecite deve essere:

• il più possibile circostanziata, al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire la segnalazione;
• fondata su elementi di fatto precisi e concordanti.

Nella segnalazione è necessario che risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si sono verificati i fatti oggetto della segnalazione;
• la descrizione dei fatti oggetto di segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

5. GARANZIE PER IL SEGNALANTE

Uno dei principali cardini della disciplina del whistleblowing è rappresentato dalle tutele riconosciute al segnalante per le segnalazioni effettuate nel rispetto della disciplina.

Pertanto, il Gruppo C.S.A. S.p.A. garantisce:

• la riservatezza dell'identità del segnalante e di ogni altra informazione, inclusa l’eventuale documentazione allegata, dalla quale si possa direttamente o indirettamente risalire all’identità del segnalante.

Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dall’ente contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

Qualora invece la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare o della persona comunque coinvolta nella segnalazione, quest’ultima sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo previo consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

In tali casi, è dato preventivo avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni che rendono necessaria la rivelazione dei dati riservati.

Qualora il soggetto segnalante neghi il proprio consenso, la segnalazione non potrà essere utilizzata nel procedimento disciplinare che, quindi, non potrà essere avviato o proseguito in assenza di elementi ulteriori sui quali fondare la contestazione.

Resta ferma in ogni caso, sussistendone i presupposti, la facoltà dell’ente di procedere con la denuncia all’Autorità giudiziaria.

 

• il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, anche solo tentati o minacciati, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione. Gli atti ritorsivi adottati in violazione di tale divieto sono nulli.

La norma fornisce un elenco delle possibili fattispecie ritorsive, sia pur non esaustivo e non tassativo:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
• la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• l'annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

 

• l’adozione di provvedimenti disciplinari nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.

 

Le misure di protezione del segnalante si applicano anche:

a) ai facilitatori (coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operanti all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata);

b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante (o della persona che ha sporto denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica) e che sono legate ad essa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante (o della persona che ha sporto denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica), che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

d) agli enti di proprietà del segnalante (o della persona che ha sporto denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica) o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

 

Esistono dei casi in cui il segnalante perde la protezione:

• qualora sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o nel caso in cui tali reati siano commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;
• in caso di responsabilità civile per lo stesso titolo per dolo o colpa grave. In entrambe le ipotesi alla persona segnalante o denunciante verrà irrogata una sanzione disciplinare.

6. ISTRUTTORIA DELLA SEGNALAZIONE

La Responsabile del Canale di Segnalazione Interna deve svolgere le seguenti attività:

 

1. riceve la segnalazione e mantiene la riservatezza sull’identità del segnalante;

 

2. rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;

 

3. mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;

 

4. non può rivelare l’identità del segnalante ad altri soggetti, salvo se necessario alla gestione della segnalazione (es. difesa del segnalato) e previa consenso del segnalante;

 

5. procede all’esame preliminare della segnalazione ricevuta, valutando la procedibilità e successivamente l’ammissibilità della stessa.

In particolare per prima cosa, verifica che il segnalante sia un soggetto legittimato a effettuare la segnalazione e che l’oggetto della segnalazione rientri tra gli ambiti di applicazione della disciplina; in caso negativo, dà comunicazione al segnalante e procede alla gestione della segnalazione ordinaria. Successivamente valuta l’adeguatezza delle informazioni e può ritenere la segnalazione inammissibile per:

- mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione;

- manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate dal legislatore;

- esposizione di fatti di contenuto generico tali da non consentirne la comprensione;

- produzione di sola documentazione senza la segnalazione vera e propria di violazioni.

In questi casi la segnalazione può essere archiviata mantenendo la tracciabilità delle motivazioni a supporto. Naturalmente sia nell’attività di esame preliminare, sia nella successiva istruttoria, la Responsabile del Canale di Segnalazione Interno può richiedere integrazioni al segnalante.

 

6. svolge l'istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione.

La Responsabile del Canale di Segnalazione Interno assicura che siano effettuate tutte le opportune verifiche sui fatti segnalati, garantendo tempestività e rispetto dei principi di obiettività, competenza e diligenza professionale. L’obiettivo della fase di accertamento è di procedere con le verifiche, analisi e valutazioni specifiche circa la fondatezza o meno dei fatti segnalati, anche al fine di formulare eventuali raccomandazioni in merito all’adozione delle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali interessati nell’ottica di rafforzare il sistema di controllo interno.

A questo scopo può acquisire gli elementi informativi necessari alle valutazioni:

• direttamente, attraverso l’analisi della documentazione/informazioni ricevute;
• attraverso il coinvolgimento di altre strutture aziendali o anche di soggetti specializzati esterni (es. IT specialist) in considerazione delle specifiche competenze tecniche e professionali richieste;
• fare audizioni di eventuali soggetti interni/esterni, ecc.

Nel caso in cui risulti necessario avvalersi dell’assistenza tecnica di professionisti terzi, nonché del supporto specialistico del personale di altre funzioni/direzioni aziendali dovrà oscurare ogni tipologia di dato che possa consentire l'identificazione della persona segnalante o di ogni altra persona coinvolta.

Nel caso sia necessario il coinvolgimento di soggetti interni diversi dalla Responsabile del Canale di Segnalazione Interno (altre funzioni aziendali), anche ad essi andranno estesi gli obblighi di riservatezza (vedi par.5).

Qualora tali dati siano necessari all’indagine condotta da soggetti esterni (eventualmente coinvolti dalla Responsabile del Canale di Segnalazione Interno), sarà necessario estendere i doveri di riservatezza e confidenzialità previsti dal D.Lgs 24/2023 in capo alla Responsabile del Canale di Segnalazione Interno anche a tali soggetti esterni mediante specifiche clausole contrattuali da inserire.

Tutte le fasi dell’attività di accertamento devono essere sempre tracciate e archiviate correttamente. Inoltre, ai sensi di quanto previsto dal D.Lgs 24/2023 è necessario che, durante le fasi di istruttoria e di accertamento della segnalazione, sia tutelata la riservatezza dell'identità della persona segnalante, del segnalato e di tutte le persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione.

 

7. Una volta completata l’attività di accertamento, può:

• archiviare la segnalazione perché infondata, motivandone le ragioni;
• dichiarare fondata la segnalazione e rivolgersi al Legale Rappresentante e al Consiglio di Amministrazione. Infatti, alla Responsabile del Canale di Segnalazione Interno non compete alcuna valutazione in ordine alle responsabilità individuali e agli eventuali successivi provvedimenti o procedimenti conseguenti.

 

8. dà riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi, comunicando:

• l’avvenuta archiviazione della segnalazione, motivandone le ragioni;
• l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la sua trasmissione agli organi interni competenti;
• l’attività svolta fino a questo momento e/o l’attività che intende svolgere.

 

1. comunica alla persona segnalante l'esito finale della segnalazione, ove successiva ai tre mesi;

 

10. conserva le segnalazioni e la relativa documentazione per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

7. SEGNALAZIONI ESTERNE

Il D.Lgs 24/2023 disciplina i canali per effettuare una segnalazione, distinguendo tre fattispecie:

• la segnalazione attraverso un canale interno all’ente

Si tratta del canale reso disponibile dal Gruppo C.S.A. S.p.A. tramite piattaforma di Segnalazione illeciti raggiungibile all’indirizzo https://csaricerche.segnalazioni.net/ (vedi par.2)

 

• la segnalazione mediante un canale esterno all’ente, istituito e gestito dall’ANAC:

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna, utilizzando il canale messo a disposizione dall’ANAC, se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) il canale di segnalazione interno non è presente nell'ambito del suo contesto lavorativo, o non è attivato o non è conforme alla normativa di riferimento;

b) la segnalazione interna è già stata effettuata ma non ha avuto seguito;

c) ci sono fondati motivi di ritenere che un’eventuale segnalazione interna non avrebbe avuto seguito, o che esista il rischio di ritorsione;

d) ci sono fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

 

• la divulgazione pubblica.

La persona segnalante può effettuare una divulgazione pubblica se ricorre una delle seguenti condizioni:

a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini previsti dal D.Lgs 24/2023;

b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

 

Resta ferma, in ogni caso, la possibilità di effettuare denunce all’autorità giudiziaria e contabile, nei casi di loro competenza.

 

 

 

 

 

 

Per approvazione

 

 

 

Il Legale Rappresentante del Gruppo C.S.A. S.p.A.   Roberto Giani